Świąteczne spotkania pracowników – rozliczenia podatkowe
2 stycznia, 2023
Koniec roku to w wielu firmach czas organizacji spotkań z pracownikami i kontrahentami. Często już na etapie organizacji takiego wydarzenia pojawia się pytani: jak rozliczyć dla celów podatkowych koszty świątecznego spotkania pracowników?
Koszty podatkowe firmowego przyjęcia
Analizę rozliczenia wydatków na organizację imprezy świątecznej zacznijmy od kwestii kosztów uzyskania przychodów. Zgodnie z przepisami Ustawy o CIT [1], aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił koszt podatkowy muszą być spełnione łącznie następujące przesłanki:
- wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika
- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
- został właściwie udokumentowany,
- nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów (art. 16 UoCIT).
Dla celów rozliczenia kosztów imprezy świątecznej dla pracowników, kluczowa będzie analiza warunku wskazanego w punkcie 4 – czyli związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Początkowo organy podatkowe mało przychylnie odnosiły się do możliwości zaliczenia tego typu wydatków w kosztach podatkowych. W ostatnich latach widać jednak wyraźną zmianę w stanowiskach organów podatkowych. Zgadzają się one ze stanowiskami prezentowanymi przez podatników, że organizacja tego rodzaju imprez wpływa pozytywnie na wizerunek pracodawcy wśród pracowników. Świąteczne przyjęcia mają walor integracyjny oraz budujący dobrą atmosferę (tak na przykład Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego z dnia 16 sierpnia 2021 r. sygn. 0111-KDIB2-1.4010.203.2021.1.AP).
Impreza świąteczna z kontrahentami
Nieco bardziej restrykcyjnie organy podchodzą do możliwości rozliczenia w kosztach uzyskania przychodów imprez, w których biorą udział także inne osoby niż tylko pracownicy – np. kontrahenci czy współpracownicy. Tego rodzaju koszty najczęściej traktowane są jako reprezentacja, a ta nie może stanowić kosztów uzyskania przychodów (art. 16 ust. 1 pkt 28 UoCIT) – tak twierdzi NSA w wyroku z dnia 19 października 2022 r. (sygn. II FSK 572/22)
A co z przychodem po stronie pracownika?
Organizując imprezę świąteczną pracodawcy mogą zastanawiać się, czy fakt zapewnienia pracownikom jedzenia oraz napojów w trakcie takiego wydarzenia spowoduje powstanie po ich stronie przychodu podatkowego. Analizy takie były zasadne zwłaszcza po wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014r. (sygn. K 7/13), który dotyczył właśnie zasad ustalania przychodu podatkowego po stronie pracowników w związku z uzyskaniem nieodpłatnego świadczenia od pracodawcy. W przypadku imprez świątecznych (w części dotyczącej zapewnienia jedzenia oraz napojów pracownikom), stanowisko fiskusa jest od wielu lat korzystne. Pracownik nie uzyskuje przychodu, a na pracodawcy nie ciążą obowiązki związane z rozliczeniami podatkowym.
Kiedy można odliczyć VAT od faktur?
Ostatnim kluczowym elementem nad jakim należy się pochylić przy rozliczeniu wydatków na imprezę integracyjną dla pracowników jest kwestia odliczenia VAT od faktur wystawionych od dostawców/organizatorów. W tym zakresie należy mieć na uwadze, generalną zasadę odliczania podatku naliczonego czyli związek z czynnościami opodatkowanymi. Bazując na najnowszych stanowiskach organów podatkowych, można przyjąć, że akceptują one prawo do odliczenia podatku naliczonego od wydatków związanych z imprezą świąteczną dla pracowników. Wskazuje to na fakt, że ma ona pośredni związek z działalnością opodatkowaną pracodawcy. Tu jednak należy zwrócić uwagę na bezwzględny zakaz odliczania VAT od usług gastronomicznych (w tym alkoholu) oraz hotelowych (z wyjątkiem tych których, koszty są przedmiotem dalszego refakturowania).
[1] Ustawa z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych.
