Środki trwałe w firmie – podatkowe ABC

23 stycznia, 2024

Większość przedsiębiorców prowadząc swoje działalności gospodarcze dokonuje różnego rodzaju inwestycji, które będą niezbędne do sprzedaży towarów lub świadczenia usług. Warto pamiętać, że niektóre z tych wydatków, zwłaszcza środki trwałe, wymagają szczególnego sposobu rozliczenia dla celów podatkowych. Niezależnie od tego, czy rozliczamy się w oparciu o ustawę o PIT czy CIT.

Co to są środki trwałe?

Co ciekawe, żadna z ustaw podatkowych nie zawiera definicji środka trwałego. Zarówno w ustawie o PIT, jak i ustawie o CIT znajdziemy natomiast warunki, jakie muszą być spełnione, aby dany składnik majątkowy został uznany za środek trwały.

Warunków tych jest zasadniczo pięć:

• muszą stanowić własność lub współwłasność podatnika. Co istotne, w przypadku współwłasności nie jest wskazany udział procentowy, jaki jest wymagany przy zaliczeniu do środków trwałych.
  
• zostały nabyte lub wytworzone we własnym zakresie przez podatnika;
  
• są kompletne i zdatne do użytku;
  
• przewidywany okres ich używania jest dłuższy niż rok;
  
• będą służyły przedsiębiorcy w prowadzonej przez niego działalności gospodarczej.

Środkami trwałymi mogą być więc m.in. budynki, budowle, maszyny, urządzenia, samochody.

WAŻNE! Jeśli już zaklasyfikujemy dany składnik majątkowy do środków trwałych, musimy wpisać go do specjalnego rejestru zwanego ewidencją środków trwałych. Do identyfikacji i prawidłowej ewidencji środków trwałych wykorzystywana jest obecnie Klasyfikacja Środków Trwałych 2016 (KŚT).

Jak podatkowo rozliczyć środki trwałe?

Prawidłowe zaklasyfikowanie danego składnika majątkowego jako środka trwałego jest bardzo istotne. Koszty związane z jego wytworzeniem lub nabyciem należy rozliczyć inaczej niż bieżące wydatki, jakie ponoszone są w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Kosztów, jakie przedsiębiorca poniósł na zbudowanie czy nabycie środka trwałego, nie można bowiem rozliczyć jednorazowo w momencie księgowania faktury dotyczącej jego zakupu czy realizacji płatności. Wydatki takie należy rozliczyć poprzez dokonywanie tzw. odpisów amortyzacyjnych. Odpis amortyzacyjny to nic innego jak stopniowe rozliczanie w czasie (co do zasady w okresach miesięcznych) kosztów dotyczących danego środka trwałego.

Od powyższej zasady istnieje jeden ważny wyjątek: jeśli wartość środka trwałego nie przekracza 10 000 PLN, możliwe jest rozliczenie wydatków jednorazowo w momencie oddania tego środka do używania. Co istotne, decyzja o tym, w jaki sposób środek trwały o wartości poniżej 10 000 PLN zostanie rozliczony w kosztach podatkowych, należy do danego przedsiębiorcy. Może on rozliczyć go jednorazowo lub poprzez odpisy amortyzacyjne.

Kolejną ważną informacją jest to, że od pewnych składników majątkowych, nawet jeśli spełniają wskazane powyżej warunki, nie możemy dokonywać odpisów amortyzacyjnych. Są to:

• grunty i prawo wieczystego użytkowania
  
• dzieła sztuki
  
• składniki majątku, które nie są przez nas używane ze względu na zawieszenie działalności gospodarczej

Wartość początkowa środka trwałego

Jeśli wiemy już, że środki trwałe musimy rozliczyć poprzez odpisy amortyzacyjne, należy wiedzieć, jak ustalić kwotę, od której mamy tych odpisów dokonywać – czyli musimy ustalić wartość początkową środka trwałego.

Sposób ustalenia wartości początkowej zależy od sposobu, w jaki dany środek trwały znalazł się w naszej działalności gospodarczej.

Poniżej prezentujemy dwa najpopularniejsze sposoby ustalania wartości początkowej:

• cena zakupu – w przypadku zakupionych środków trwałych. Tu warto zaznaczyć, że do wartości początkowej zakupionego środka trwałego dolicza się: koszty transportu, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji czy uruchomienia. Co ważne – wszystkie te wartości przyjmuje się w kwotach netto, czyli bez podatku VAT. Wyjątek przewidziany jest dla tych podatników, którzy nie mogą odliczyć VAT w całości lub w części.
  
• koszt wytworzenia – w przypadku składników majątkowych wytworzonych we własnym zakresie. Tu w szczególności zaliczamy towary zakupione do wytworzenia danego środka trwałego, koszty usług obcych, a także koszt wynagrodzeń pracowników, którzy brali udział w wytworzeniu danego środka trwałego.

Odpisy amortyzacyjne

Po ustaleniu wartości początkowej należy wyliczyć wartości odpisu amortyzacyjnego. Wysokość odpisu amortyzacyjnego zależy generalnie od rodzaju środka trwałego. Aby wyznaczyć wysokość odpisu amortyzacyjnego, należy odnaleźć środek trwały w wykazie rocznych stawek amortyzacyjnych, które stanowią załącznik odpowiednio do ustawy o PIT jak i ustawy o CIT. Stawki te mogą być obniżane lub podwyższane, w zależności od typu środka trwałego i sposobu jego wykorzystania. Na wysokość odpisu amortyzacyjnego ma wpływ także wybrana metoda amortyzacji.

Warto zaznaczyć! Pierwszego odpisu amortyzacyjnego dokonujemy począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym wpisaliśmy środek trwały do ewidencji.

Metody amortyzacji

Ustawy podatkowe przewidują kilka metod amortyzacji. Najpopularniejsza jest tzw. metoda liniowa. Polega ona na zaliczaniu do kosztów podatkowych odpisu amortyzacyjnego w stałej wysokości aż do całkowitego umorzenia środka trwałego.

Niejako przeciwieństwem tego sposobu rozliczania środka trwałego jest tzw. metoda degresywna. Warto zaznaczyć, że dotyczy jedynie środków trwałych należących do grup: 3, 4, 5, 6, 8 KŚT, a także środków transportu (poza samochodami osobowymi). Aby skorzystać z tej metody, podatnik przyjmuje najwyższą stawkę, by w miarę korzystania ze środka trwałego ją obniżać. Metodę degresywną można stosować do momentu, w którym odpisy amortyzacyjne osiągają wartość niższą niż miałyby w przypadku zastosowania metody liniowej. Wówczas przechodzi się na metodę liniową wraz z początkiem kolejnego roku podatkowego.

Podatnik może ustalić indywidualną stawkę amortyzacji w przypadku środków trwałych wprowadzonych do ewidencji firmy po raz pierwszy. Dotyczy to dóbr, które są ulepszone lub były używane. W takim wypadku musi pamiętać także o wyznaczeniu minimalnego okresu amortyzacji. Jest to 24 do 60 miesięcy w zależności od wartości początkowej środków trwałych oraz 30 miesięcy, w przypadku środków transportu.

Etykiety metody amortyzacji, środki trwałe, wartość początkowa