• Přejít na obsah

    Podpis elektroniczny w sprawozdaniu finansowym za 2019 rok

    Podpis elektroniczny (e-podpis)

    Podpis elektroniczny w sprawozdaniu finansowym jest wygodną formą podpisu. Jednak czym w ogóle jest „podpis elektroniczny”?

    „Podpis elektroniczny to połączenie danych w formie elektronicznej oraz innych, które razem tworzą możliwość identyfikacji osoby, która taki podpis złożyła. Służy do potwierdzenia autentyczności składanych dokumentów” (Dz. U.).

    Tym samym podpis elektroniczny to nic innego jak odpowiednik podpisu odręcznego wykorzystywanego przy podpisywaniu dokumentów papierowych. W obecnych czasach większość dokumentów urzędowych generuje się i przesyła drogą elektroniczną. Posiadanie podpisu elektronicznego jest niekiedy niezbędne do dopełnienia określonych obowiązków.

    E-podpis ma za zadanie uwierzytelnienie osób składających podpis jak i potwierdzenie integralności transakcji. Oznacza to, że podpis elektroniczny:

    • umożliwia weryfikację osoby, która podpisała dany dokument – zabezpiecza przed wyparciem się podpisu przez autora,
    • uniemożliwia podrobienie podpisu danej osoby przez osoby trzecie,
    • kopiowanie podpisu z dokumentu na dokument nie jest możliwe,
    • modyfikacja dokumentu, który już jest podpisany jest niemożliwa, ponieważ skutkowałoby to unieważnieniem podpisu

    E-podpis regulują dwa główne akty prawne:

    • ustawa o usługach oraz identyfikacji elektronicznej z 2006 roku,
    • rozporządzenie Parlamentu Europejskiego 910/2014, zwane rozporządzeniem eIDAS.

    Dokumenty finansowe po 01.10.2018 roku przygotowywane są w formie elektronicznej, a następnie składane się za pośrednictwem repozytorium dokumentów finansowych RDF. Sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności zgodnie z UoR podpisują wszystkie osoby wchodzące w skład zarządu. Tym samym wszyscy członkowie zarządu muszą posiadać podpis elektroniczny.

    Z dniem 1 stycznia 2020 rozszerzony został katalog rodzajów podpisów elektronicznych w sprawozdaniach finansowych, używanych do podpisu przez przedsiębiorców. Zostały wymienione 3 rodzaje podpisów (art. 45 pkt. 1f  UoR):

    • podpis zaufany
    • kwalifikowany podpis elektroniczny
    • podpis osobisty

    Kwalifikowany podpis elektroniczny

    Pierwszy sposób podpisania sprawozdania finansowego to użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Moc prawna kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest tożsama z mocą prawną podpisu własnoręcznego. Zweryfikowanie osoby, która podpisała dany dokument jest możliwa dzięki temu, że jest on poświadczony specjalnym certyfikatem kwalifikowanym. Tylko ta osoba, do której przyporządkowano podpis i certyfikat, może go używać. Składa się go za pomocą specjalnego urządzenia.

    W Polsce jest możliwość uzyskania takiego podpisu przez obcokrajowca mimo, iż nie posiada on numeru PESEL. Przed wyrobieniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego w innym kraju niż Polska należy zweryfikować czy taki podpis będzie spełniał wszelkie wymogi niezbędne do podpisywania sprawozdań finansowych w Polsce, m.in. ustawa dopuszcza podpis zagraniczny, jednak musi być on wydany przez dostawce tych usług, który jest wymieniony na liście europejskiej. Z założenia jest to podpis płatny, którego rzetelność poświadcza dostawca usługi podpisu elektronicznego. Podpis kwalifikowany kupuje się u jednego z certyfikowanych dostawców. Opublikowaną listę dostawców Narodowego Centrum Certyfikacji, u których można wyrobić ww. podpis znajdziemy pod linkiem: https://www.nccert.pl/ .

    Po wyrobieniu podpisu kwalifikowanego otrzymujemy pakiet, w skład którego wchodzą:

    • Indywidualna karta kryptograficzna, na której znajduje się certyfikat kwalifikowany,
    • czytnik kart, który podłącza się do swojego komputera,
    • oprogramowanie, które trzeba zainstalować.

    Podpis kwalifikowany może również być wydany zgodnie z algorytmem XAdES za granicą. Wiąże się to jednak z potwierdzeniem podpisu osoby uzyskującej e-podpis przez notariusza oraz z uzyskaniem klauzuli Apostille.

    Podpis zaufany

    Drugi sposób podpisania sprawozdania finansowego to użycie podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP. Od 1 stycznia 2020 roku tożsama nazwa to podpis zaufany. Aby móc podpisać dokument podpisem zaufanym koniczne jest założenie profilu zaufanego, do którego niezbędne jest posiadanie numeru PESEL. Profil Zaufany jest bezpieczny, ponieważ do jego uwierzytelnienia niezbędny jest loginu do profilu oraz kod sms, każdorazowo wysyłany podczas nowo podjętej interakcji.  Profil zaufany możemy założyć na 3 sposoby:

    1. Za pomocą formularza online, który wypełniasz na stronie Profilu Zaufanego.

    W formularzu wpisujesz m.in. swoje imię, nazwisko i numer PESEL. Tak wypełniony formularz rejestrujesz, a następnie:

    • potwierdzasz osobiście w tzw. punkcie potwierdzającym (punktami potwierdzającymi są m.in. urzędy skarbowe, urzędy wojewódzkie czy wybrane urzędy pocztowe. Takie punkty są dostępne także za granicą. Pracownik punktu poprosi cię o okazanie dokumentu tożsamości, wydrukuje złożony przez ciebie wniosek i poprosi o jego podpisanie.)
    • potwierdzasz online, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jeśli taki posiadasz.

    2. Za pomocą konta internetowego (banku lub poczty Polskiej – envelo)

    Należy sprawdzić jakie firmy mogą potwierdzić tożsamość. Są to tzw. dostawcy tożsamości, czyli podmioty, które dostały zgodę na potwierdzanie Profilu Zaufanego, ponieważ uwierzytelniają dane klientów podczas zakładania im konta (przede wszystkim w ramach bankowości elektronicznej) W Polsce są to m.in.: PKO Bank Polski, mBank, Santander, ING, Alior Bank, Millenium, Inteligo, envelo. W tym przypadku nie ma konieczności potwierdzania tożsamości w urzędzie

    3. Za pomocą e-dowodu

    Użyjemy do tego e-dowodu z tzw. warstwą elektroniczną. Dowód ten posiada wbudowany chip, w którym zapisane są twoje indywidualne dane. Do użycia podpisu konieczne jest podłączenie do komputera czytnika, który umożliwia odczytanie danych. Konieczne jest również oprogramowanie e-dowodu.

    Wyrobienie podpisu zaufanego, a następnie przedłużenie jego ważności nie wiąże się z żadnymi dodatkowymi kosztami.

    WAŻNE!

    Obcokrajowiec będący członkiem zarządu przed wyrobieniem podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP w pierwszej kolejności musi wystąpić z wnioskiem do właściwego organu o nadanie polskiego numeru PESEL. Wniosek taki może również złożyć pełnomocnik.

    „PESEL można uzyskać:

    • w urzędzie gminy właściwym dla twojego miejsca zameldowania (tam gdzie jesteś albo gdzie chcesz się zameldować)
    • w urzędzie gminy, na terenie której znajduje się siedziba twojego pracodawcy — jeśli nie możesz się zameldować
    • w Urzędzie Dzielnicy Śródmieście miasta stołecznego Warszawy (ul. Nowogrodzka 43) — jeśli nie pracujesz albo twój pracodawca ma siedzibę za granicą Polski”

    Podpis osobisty

    Osobisty podpis to z kolei zaawansowany podpis elektroniczny w rozumieniu rozporządzenia, który weryfikuje się za pomocą certyfikatu. Składanie podpisu osobistego jest stosunkowo łatwe – sam proces jest podobny do transakcji za pomocą karty płatniczej – z użyciem interfejsu bezstykowego. Od 4 marca 2019 roku wydaje się nowe dowody osobiste z warstwą elektroniczną, których stopień zaawansowania technologicznego umożliwia składanie tzw. podpisu osobistego. Wymagana jest zgoda posiadacza dowodu osobistego.

     Jak złożyć elektronicznie sprawozdanie finansowe do KRS? 

    Zgodnie z art. 45 ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe należy złożyć wyłącznie w formie elektronicznej oraz uwierzytelnić jedną z 3 dostępnych metod:

    • Za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego
    • Za pośrednictwem platformy ePUAP
    • Podpis osobisty

    Różnice między kwalifikowanym podpisem elektronicznym a profilem zaufanym ePUAP:

    Do zgłoszenia sprawozdania do KRS dołącza się: uchwały o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego, uchwały o zatwierdzeniu rocznego skonsolidowanego sprawozdania finansowego grupy kapitałowej (jeśli jest obowiązek sporządzania) oraz uchwały o zadysponowaniu wynikiem finansowym za dany rok. Komplet dokumentów wraz z załącznikami zgłasza się za pośrednictwem repozytorium dokumentów RDF.

    Komplet dokumentów musi być opatrzony jednym z wyżej wspomnianych podpisów co najmniej jednego z członków zarządu, którego numer PESEL jest ujawniony w rejestrze przedsiębiorców KRS. Biorąc pod uwagę to, iż wiele podmiotów posiada w składzie organu zarządzającego wyłącznie obcokrajowców – nie posiadanie przez nich numeru PESEL będzie wiązało się z brakiem możliwości podpisania zgłoszenia. W tej sytuacji możliwe są dwa rozwiązania: wystąpienie z wnioskiem o nadanie numeru PESEL przez członka zarządu lub udzielenie pełnomocnictwa:  adwokatowi, radcy prawnemu lub prawnikowi zagranicznemu, których dane zostały udostępnione sądom i ministrowi sprawiedliwości za pośrednictwem systemu teleinformatycznego przez Naczelną Radę Adwokacką i Krajową Radę Radców Prawnych – o ile w systemie jest ujawniony ich numer PESEL. Na podstawie takiego upoważnienia będą mogli złożyć komplet podpisanych przez członków zarządu dokumentów do Krajowego Rejestru Sądownictwa.

    Termin na zgłoszenie dokumentów finansowych wraz z załącznikami to 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego przez organ właściwy. Sprawdź jak wygląda przesunięcie terminów dla sprawozdań finansowych w związku z COVID-18.    

    Podpis elektroniczny w sprawozdaniu finansowym jest więc prostym sposobem na bezproblemowy podpis, szczególnie w dobie pandemii. Warto dodać, że dodatkową zaletą posiadania e-podpisu jest:

    Autor: Katarzyna Maruszak

    Powrót do NEWSROOM

    Nasza wizja

    Dzięki wieloletniemu doświadczeniu zapewniamy naszym klientom profesjonalną obsługę oraz dokładność. Oferujemy również doradztwo ze strony naszego zespołu. Naszym głównym celem jest nawiązanie współpracy partnerskiej, która będzie satysfakcjonująca dla naszych klientów.

    Specjalizujemy się w:

    - transporcie,
    - przemyśle budowalnym,
    - przemyśle spożywczym,
    - IT,
    - przemyśle logistycznym
    - i innych

    VGD Group

    Jesteśmy międzynarodową firmą świadczącą usługi w zakresie księgowości, audytu, podatków, kadr i płac oraz doradztwa biznesowego.