Niedostępność KSeF

16 stycznia, 2024

Wdrażając przepisy dotyczące KSeF Ministerstwo Finansów przewidziało kilka sytuacji, kiedy przedsiębiorcy nie będą mieli możliwości przekazywania faktur za pośrednictwem KSeF. W danym artykule omówimy, co powoduje niedostępność KSeF oraz jakie są jej konsekwencje dla przedsiębiorców.

Jakie są dwa główne powody niedostępności KSeF?

Generalnie brak możliwości korzystania z KSeF można podzielić na dwie kategorie: awaria oraz niedostępność systemu. Rozróżnienie to jest o tyle istotne, że wiążą się z nim różne konsekwencje i obowiązki dla podatników. Poniżej omawiamy przypadek niedostępności systemu KSeF – czyli sytuacji, kiedy nie możemy korzystać z systemu, ale nie jest to spowodowane awarią.

Niedostępność KSeF może wynikać z prowadzenia prac konserwacyjnych przez Ministerstwo Finansów. Przyczyna może także leżeć po stronie podatnika (np. problem techniczny z systemami księgowo – operacyjnymi).

Jakie skutki braku dostępu do KSeF?

Najważniejszą konsekwencją niedostępności KSeF jest to, że w trakcie jej trwania mamy prawo do udostępniania faktur poza KSeF. Innymi słowy możemy taką fakturę wysłać do naszego kontrahenta w inny uzgodniony z nim sposób.

Zasady przesyłania faktur poza systemem KSeF

Jeśli zdecydujemy się na udostępnienie faktury poza KSeF musimy pamiętać o trzech rzeczach:

• Faktura musi zawierać wszystkie elementy przewidziane dla faktury ustrukturyzowanej (czyli takiej, jaką przekazywalibyśmy za pośrednictwem KSeF)
  
• Fakturę udostępnioną poza KSeF musimy przekazać do systemu w terminie 1 dnia roboczego, od momentu w którym przywrócono funkcjonalność KSeF. Zwracamy uwagę, że w przypadku awarii czas na przekazanie takiej faktury wynosi aż 7 dni roboczych od momentu jej zakończenia.
  
• Faktura udostępniona poza KSeF musi zostać oznaczona kodem weryfikacyjnym (QR)

Podobnie jak ma to miejsce w przypadku awarii KSeF, także w przypadku udostępniania kontrahentowi faktury w trakcie niedostępności KSeF, za datę wystawienia faktury będzie uważana data wskazana przez podatnika w takim dokumencie. 

Ile czasu na przekazanie faktury kontrahentom?

W przypadku, jeśli brak możliwości korzystania z KSeF będzie leżał po stronie podatnika, będzie dla niego jasne, w jakim czasie może przekazywać kontrahentom faktury poza KSeF. W sytuacji, gdy niedostępność systemu będzie wynikała z prac konserwacyjnych czy technicznych prowadzonych po stronie organów podatkowych, informacji o tym powinniśmy poszukiwać na stronie internatowej Ministerstwa Finansów.

Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, informacje o planowanych pracach konserwacyjnych KSeF, mają być podawane do publicznej wiadomości z odpowiednim wyprzedzeniem, tak aby przedsiębiorcy mieli wcześniej możliwość przygotowania się do przekazywania faktur kontrahentom.

Więcej o KSeF?

Szukaj w innych postach z serii „Wszystko o KSeF”:

• Jak wdrożyć KSeF? 7 ważnych punktów
• 5 pytań o KSeF
• Data wystawienia faktury w KSeF
• Czy KSeF wpłynie na JPK?
• KSeF – pytania i odpowiedzi [Część 1]

Etykiety niedostępność KSeF, wszystko o ksef