KSeF – pytania i odpowiedzi [Część 1]

25 stycznia, 2024

Krajowy Rejestr e-Faktur (KSeF) to ciągłe pytania i odpowiedzi. Czy będzie można korzystać w KSeF z samofakturowania? Czy błędy na fakturze mogą spowodować odrzucenie przez system? Co zrobić, jeśli faktura zostanie wystawiona na błędnego nabywcę? Czy KSeF obejmie proformy? Na te i kilka innych pytań odpowiadamy w pierwszej części najczęściej zadawanych pytań dotyczących Krajowego Rejestru e-Faktur.

1. Czy w KSeF będzie można korzystać z procedury samofakturowania (tzw. „selfbilingu”)?

Tak – system KSeF został tak zaprojektowany, że będzie możliwość wystawiania faktur przez nabywcę w imieniu sprzedawcy. Nazywane jest to „samofakturowaniem”. Sprzedawca będzie musiał nadać nabywcy odpowiednie uprawnienia do wystawiania takich faktur. Należy także pamiętać, że jeśli będziemy chcieli korzystać z procedury samofakturowania w ramach KSeF, nadal będzie konieczne zawarcie porozumienia z naszym dostawcą w przedmiocie akceptacji wystawiania faktur.

2. Czy KSeF może odrzucić fakturę?

Tak – możliwe jest odrzucenie faktury przez KSeF. Może to wystąpić jedynie z powodu:

• niezgodności struktury pliku/dokumentu ze wzorem logicznym
• lub z powodu wprowadzania go do systemu przez osobę nieuprawnioną.

Należy pamiętać, że faktura, która została odrzucona, nie jest uznawana za wystawioną. Nie można więc do niej wystawić korekty ani jej anulować. 

3. Czy w momencie rozpoczęcia korzystania z KSeF, nie ma już obowiązku przygotowywania struktury JPK_FA?

W odniesieniu do faktur wystawionych w KSeF, a także przesłanych do KSeF po awarii lub niedostępności, nie będzie już obowiązku przekazywania pliku JPK_FA na żądanie organów podatkowych. Należy jednak pamiętać, że obowiązek ten będzie istniał nadal dla dokumentów, które nie będą przekazywane do KSeF. Przykładem są faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów). 

4. Czy KSeF będzie sprawdzał poprawność danych zawartych na fakturze? Np. czy kwoty netto, brutto oraz VAT są poprawne?

Nie – system nie będzie weryfikował czy kwoty wskazane na fakturze lub opis usługi czy towaru jest właściwy. System będzie sprawdzał dwie rzeczy. Pierwsza: zgodność struktury pliku XML ze wzorem logicznym faktury ustrukturyzowanej w formacie XSD. Druga: posiadane uprawnienia do korzystania z KSeF, przez osobę, która udostępniła dokument.

5. Co w przypadku wystawienia faktury na błędnego nabywcę?

Jeśli do KSeF zostanie przekazana faktura, w której zostanie wskazany niewłaściwy nabywca, należy wykonać 2 kroki. Pierwszy: wystawić fakturę korygującą „do zera”. Drugi: wystawić nową fakturę z prawidłowymi danymi nabywcy. W takiej sytuacji nie należy wystawiać faktury korygującej błędny numer NIP na inny, prawidłowy.

6. Czy w KSeF będzie można wystawić fakturę proformę?

Nie – nawet na gruncie aktualnie obowiązujących przepisów faktura proforma nie jest uznawana za oficjalny dokument dla celów podatku VAT. Dlatego też, po wejściu w życie KSeF, nie będzie możliwości przekazywania faktur proforma za pośrednictwem systemu.

7. Jaką datę wykonania należy wskazać w fakturze ustrukturyzowanej w przypadku usług okresowych?

W przypadku faktur dokumentujących usługi świadczone przez pewien okres czasu (np. najem powierzchni w listopadzie 2024r), należy w polu P_6_Od i P_6_Do wskazać odpowiednio pierwszy i ostatni dzień wykonywania usługi. Format, w jakim wskazane powinny zostać te dane to RRRR-MM-DD. Nie należy podawać tych informacji w formacie literowo – opisowym np. listopad 2024r.

Więcej na temat KSeF

Zachęcamy do zapoznania się z całą serią postów na temat Krajowego Rejestru e-Faktur w serii: „Wszystko o KSeF”:

• Jak wdrożyć KSeF? 7 ważnych punktów
• 5 pytań o KSeF
• Data wystawienia faktury w KSeF
• Czy KSeF wpłynie na JPK?
• Niedostępność KSeF

Etykiety czy ksef wpłynie na jpk, ksef pytania i odpowiedzi, proformy w ksef, samofakturowanie w ksef, wszystko o ksef