Jak wdrożyć KSeF? 7 ważnych punktów

4 grudnia, 2023

Choć Krajowy System e-Faktur (w skrócie: KSeF) ma stać się obligatoryjnym narzędziem udostępniania faktur dopiero od 1 lipca 2024r., to wielu przedsiębiorców przygotowuje się już do wdrożenia tego rozwiązania. Jest to bardzo racjonalne podejście, ponieważ udostępnianie oraz pobieranie faktur za pośrednictwem KSeF będzie wymagało nie tylko gotowości po stronie zespołów finansowo–księgowych. Bardzo często będzie wiązało się z koniecznością wprowadzenia zmian w niemalże wszystkich działach funkcjonujących w danej organizacji. Jak należy wdrożyć KSeF? Na to pytanie nie ma jednej odpowiedzi, która byłaby właściwa dla wszystkich przedsiębiorców.

Jak należy wdrożyć KSeF?

W poniższym artykule podpowiadamy jakie kluczowe kwestie trzeba rozważyć przy wdrażaniu KSeF. Zaznaczamy jednak, że nie są to wszystkie obszary, jakie powinny być przeanalizowane. Finalnie zakres zmian, jakie należy wdrożyć, aby zacząć korzystać z KSeF, będzie zależeć m.in. od charakteru prowadzonej działalności oraz jej skali, programów i systemów wykorzystywanych do wystawiania oraz przesyłania faktur, a także funkcjonujących w danej organizacji procesów.

1. Weryfikacja obiegu faktur zakupowych oraz procesu wystawiania faktur sprzedażowych

Każdy przedsiębiorca ma własne, wypracowane procesy obiegu faktur zakupowych oraz sposoby wystawiania faktur sprzedażowych. Przed przystąpieniem do wdrażania KSeF należy dokonać swoistej „inwentaryzacji” każdego z procesów dotyczących faktur. W przypadku faktur zakupowych należy zweryfikować m.in. osoby mające dostęp do dokumentów faktur czy obieg tych faktur w firmie (np. w celu akceptacji do płatności). W przypadku faktur sprzedażowych należy sprawdzić, które działy aktualnie odpowiadają za ten proces oraz podjąć decyzję, czy po wejściu w życie KSeF ci sami pracownicy mają nadal wystawiać faktury.

Należy także pamiętać, ze zgodnie założeniami przyjętymi przez Ministerstwo Finansów, fakturę uważa się za wystawioną dopiero w momencie jej przesłania do KSeF. To może z kolei mieć wpływ na sposób ujmowania danych w księgach rachunkowych.   

2. Dostęp do KSeF – autoryzacja

Dostęp do systemu KSeF zarówno w zakresie udostępniania faktur sprzedażowych jak i pobierania wystawionych na naszą rzecz faktur zakupowych jest jednym z kluczowych obszarów, jakie należy przeanalizować w procesie wdrożenia. Musimy zdecydować, ile osób będzie miało dostęp do KSeF oraz jakie uprawnienia zostaną im nadane. Rozwiązań w tym zakresie jest kilka. Dwa najpopularniejsze to:

  • korzystanie z tokenu autoryzacyjnego;
  • zakup pieczęci elektronicznej.

Token autoryzacyjny

Token autoryzacyjny to darmowe narzędzie, opracowane przez Ministerstwo Finansów. Umożliwia automatyzację korzystania z KSeF. Dzięki tokenowi możliwe jest automatyczne połączenie z KSeF.

Pieczęć elektroniczna

Pieczęć elektroniczna to rodzaj podpisu elektronicznego, którym autoryzuje się cała organizacja, a nie tylko jedna osoba. Dzięki pieczęci elektronicznej do KSeF mogą logować się wszystkie uprawnione do jej używania osoby. W tym przypadku należy starannie przeanalizować zakres osób, które będą uprawnione do korzystania z tej pieczęci.

3. Integracja z KSeF

Integracja już funkcjonujących u podatnika systemów to chyba jeden z kluczowych obszarów przy wdrażaniu KSeF. Integrację należy rozważyć zarówno dla faktur sprzedażowych (tu wydaje się być ona rozwiązaniem wręcz oczywistym) jak i dla faktur zakupowych (tu nie jest ona aż tak kluczowa, ale może pomóc usprawnić wiele procesów funkcjonujących w danym przedsiębiorstwie). W przypadku przedsiębiorców korzystających tylko z jednego systemu księgowo-operacyjnego integracja wydaje się być prosta. Natomiast w przypadku podatników, którzy w prowadzonej działalności korzystają z wielu systemów, konieczne jest przeanalizowanie, czy po wejściu w życie KSeF nadal będą funkcjonowały wszystkie obecnie wykorzystywane drogi wystawiania i przesyłania faktur. Może – w celu ułatwienia integracji – zdecydują się na zmiany operacyjne w zakresie obiegu faktur.

Trzeba także pamiętać, że KSeF będzie umożliwiał pobranie wystawionych na naszą rzecz faktur w formie pliku zbiorczego. Plik ten – przy zapewnieniu odpowiedniej funkcjonalności programu księgowego – będzie umożliwiał niejako automatyczne przeniesienie danych do systemów księgowych. To z kolei może być szansą na usprawnienie procesów księgowych.

4. Wizualizacja faktur

Kolejnym obszarem, jaki należy przeanalizować, jest wizualizacja faktur poza KSeF. Jeśli będziemy chcieli udostępniać naszym klientom czy kontrahentom faktury poza KSeF, wówczas musimy pamiętać, że:

  • dokumenty takie muszą odpowiadać strukturze logicznej przewidzianej dla faktur w KSeF
  • oraz być dodatkowo oznaczone kodem weryfikacyjnym QR.

5. Tryby awaryjne/niedostępność KSeF

Ministerstwo Finansów wprowadzając przepisy dotyczące KSeF bardzo szczegółowo uregulowało kwestie związane z niedostępnością KSeF w związku z awarią czy konserwacją systemu. Należy rozważyć, jak w takiej sytuacji będzie wyglądał proces udostępniania faktur sprzedażowych oraz otrzymywania faktur zakupowych. Przepisy dotyczące KSeF umożliwiają wystawianie i przesyłanie faktur w przypadku awarii czy niedostępności KSeF (np. za pośrednictwem poczty e-mail). Należy jednak pamiętać, że w momencie przywrócenia funkcjonowania systemu, będzie trzeba przekazać tak wygenerowane dokumenty do KSeF. Warto w tym zakresie opracować wewnętrzne procedury oraz zweryfikować możliwości programów księgowych.

6. Załączniki do faktur

Zgodnie z założeniami przyjętymi przez Ministerstwo Finansów, system KSeF będzie służył do udostępniania naszym kontrahentom tylko i wyłącznie faktur. Jeśli w chwili obecnej naszym klientom czy kontrahentom dołączamy do faktur jakiekolwiek załączniki (np. potwierdzenie wykonania usługi, raporty z przepracowanych godzin), musimy ustalić, w jaki sposób dokumenty te będą przekazywane po wejściu w życie KSeF.

7. Płatności

Wdrażając KSeF należy także pamiętać o zmianach, jakie trzeba będzie wprowadzić w procesach i systemach obsługujących płatności za faktury. Zgodnie z oczekiwaniem Ministerstwa Finansów, przedsiębiorca dokonujący płatności za faktury wystawione w KSeF, będzie musiał wskazać w komunikacie przelewu numer faktury nadany w KSeF. Należy przy tym pamiętać, że numer nadany w KSeF to ciąg aż 35 znaków. Dlatego też trzeba zweryfikować możliwość wprowadzenia tak długiej informacji w komunikacie przelewu.

Obowiązek wskazywania numeru nadanego w KSeF danej fakturze należy także rozważyć pod kątem weryfikacji rozrachunków z kontrahentem. Jeśli będzie on podawał w komunikacie przelewu numer faktury nadany jej w KSeF, to księgując wyciąg bankowy, należy uwzględnić, że to właśnie ten numer będzie konieczny do weryfikacji czy otrzymaliśmy płatność za daną fakturę.

Więcej informacji o KSeF

Zachęcamy do przeczytania wszystkich postów w serii „Wszystko o KSeF”:

Etykiety ,

Powrót do BLOGA

Sygnatariusz Karty Różnorodności

Szanujemy różnorodność wśród pracowników. Pragniemy, aby nasz głos został usłyszany i dzięki temu szerzyć świadomość zmian, jakie należy wprowadzać w firmach. Nie oceniamy pod kątem: płci, wieku, niepełnosprawności, orientacji seksualnej ani innych przesłanek narażających na zachowania dyskryminacyjne.

diversity-charter-vgd-pl

Współpracujemy z:

CNKP Logo

Silver Winner BBC Award 2020 & 2021

Dwa razy z rzędu wygraliśmy w kategorii Silver Sponsor w ramach BBC Award 2020 oraz 2021 - corocznego konkursu organizowanego przez Belgijską Izbę Gospodarczą. Doceniono nas za: zrównoważony rozwój, społeczną odpowiedzialność biznesu oraz wsparcie belgijskiego biznesu w Polsce.

bbc-award-2