Data wystawienia faktury w KSeF
19 grudnia, 2023
Większość przedsiębiorców, którzy rozpoczęli przygotowania do wdrożenia KSeF, musieli zmierzyć się z wyzwaniem, jakim jest „data wystawienia faktury w KSeF”. Dlaczego jest to takie ważne? O tym w dzisiejszym artykule.
Rewolucja w datowaniu faktur
Przez wiele lat przedsiębiorcy przyzwyczaili się do tego, że przygotowując fakturę dla swojego klienta samodzielnie wskazywali datę jej wystawienia (niekiedy była ona „sugerowana” przez system księgowy). Wejście w życie KSeF spowoduje pewnego rodzaju rewolucję w tym zakresie. Zgodnie z założeniami przyjętymi przez Ministerstwo Finansów, fakturę, którą udostępnimy naszemu kontrahentowi w KSeF, uważa się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF.
Data wystawienia faktury nie ma znaczenia
Od razu pojawia się nam pytanie: co w takim razie z datą wystawienia, wskazywaną dotychczas samodzielnie przez przedsiębiorcę? Data ta pozostanie elementem faktury udostępnianej w KSeF, ale nie będzie miała co do zasady żadnego znaczenia. Nie będzie wywierała też żadnych skutków.
Data na fakturze i data nadana przez KSeF mogą być różne
Kolejne pytanie, jakie nasuwa się w zakresie daty wystawienia faktury, to: czy data wskazana przez podatnika i data nadana przez KSeF muszą być identyczne? Innymi słowy, czy wystawiając fakturę, musimy w tym samym dniu przesłać ją do KSeF? Ministerstwo Finansów jasno wskazuje, że daty te mogą być różne. Tym samym mamy odpowiedź na drugie z postawionych pytań. Nie ma ustawowego obowiązku przesyłania do KSeF faktury w tym samym dniu, w którym ją wystawiliśmy.
Data wystawienia faktury w KSeF: przykład
W odniesieniu do powyższych regulacji trzeba wymienić kilka zastrzeżeń, które warto rozważyć w momencie wdrażania KSeF:
- Zgodnie z założeniami Ministerstwa Finansów, fakturę uważa się za wystawioną dopiero w momencie jej przesłania do KSeF. Jeśli więc wystawimy fakturę ostatniego dnia miesiąca i w tym samym dniu nie prześlemy jej do KSeF, wówczas de facto faktury takiej nie powinniśmy ujmować w księgach. Dokument taki nie jest jeszcze bowiem formalnie uznany za „wystawiony”.
- Podatnicy, którzy rozpoznają obowiązek podatkowy VAT w oparciu o datę wystawienia faktury (np. w przypadku świadczenia usług najmu czy dostawy energii elektrycznej), muszą pamiętać, że dopiero przesłanie faktury do KSeF będzie miało wpływ na ich obowiązki podatkowe. Będzie to miało szczególne znaczenie, jeśli faktury są wystawiane w walutach obcych.
Przykład: 31 stycznia wystawiamy na rzecz naszego kontrahenta fakturę za najem, faktura wystawiana jest w EUR. Do przeliczenia kwoty VAT użyliśmy kursu z dnia 30 stycznia. Jeśli prześlemy taką fakturę do KSeF dopiero np. 5 lutego, wówczas będziemy mieli zastosowany zły kurs EUR/PLN.
Warto zaznaczyć, że ustawa o VAT przewiduje przypadki, gdy decydująca będzie data wystawienia faktury wskazana przez podatnika bezpośrednio w treści dokumentu. Przykładem będzie awaria lub nieodstępność KSeF.
Chcesz wiedzieć wszystko o KSeF?
Pozostałe posty z serii „Wszystko o KSeF”:
